Trabajo a distancia: la clave del éxito de las organizaciones modernas

Es una tendencia en constante alta, pues genera innumerables beneficios no sólo para las personas que conforman los equipos, sino también para las empresas. La mejor demostración de que felicidad y productividad pueden ir perfectamente de la mano.

En las últimas semanas el coronavirus ha obligado a países enteros a mantenerse en cuarentena y muchos otros les han recomendado a sus ciudadanos no salir de sus hogares para evitar su propagación. Esto ha presentado una verdadera amenaza de quiebra para algunas empresas, mientras otras han visto en el trabajo remoto una oportunidad de seguir operando con normalidad.

Sin embargo, mucho antes del brote de este virus importantes organizaciones internacionales ya se convertían en casos de éxito utilizando el teletrabajo. CTrip, Automattic y Trello, entre muchas otras, son algunos de los referentes que han inspirado a empresas de todo el mundo –como Vulcano Pro, Faro Travel y Go Chile– a replicar este método.

Uno de los grandes aliados para todos ellos es la tecnología, pues cada día surgen nuevas herramientas que suplen algunas necesidades del trabajo en oficina. Entre las más utilizadas podemos mencionar:

• Skype y Google Meets sirven para realizar reuniones a distancia entre dos o más personas en cualquier lugar del mundo.
• Slack ayuda a mantener la comunicación en el equipo a través de diferentes canales de chat divididos por temática de trabajo.
• Trello permite crear tableros temáticos para reportarles a los líderes el estado de cada proyecto en tiempo real.
• Google Docs es la herramienta ideal para trabajar documentos en conjunto, ya sea en formato Word, Excel o Power Point.

La disciplina como un motor de beneficios

Cualquier empresa que quiera iniciarse en el mundo del trabajo a distancia debe estar conformada por un equipo responsable, proactivo y disciplinado, con personas capaces de cumplir sus funciones sin necesidad de estar bajo la vigilancia de un superior. Al mismo tiempo, debe contar con líderes que confíen en sus colaboradores.

Y, dado que instaurar el modelo del trabajo remoto requiere de un buen uso de las libertades que la empresa le otorga a cada persona, también se deben crear formas de controlar las tareas, convirtiendo al reporte periódico en una parte fundamental de la cultura de la organización.

Con todo esto funcionando, rápidamente el home office comenzará a mostrar sus infinitos beneficios, como la gestión del tiempo personal. En ese sentido, el teletrabajo permite ahorrar, en promedio, una hora y media de traslado al día, ganando tiempo para descansar, desarrollar proyectos personales o aprovechar de estar en familia. Además, disminuye el estrés provocado por los retrasos y las aglomeraciones en las calles o en el transporte público.

Por otro lado, esta modalidad entrega la libertad de escoger dónde trabajar: dentro de la cama, en un café, en el parque, en un bar frente a una playa o en una cabaña en la nieve. ¡Cualquier lugar con buena conexión a internet es una potencial oficina!

En algunos casos, también es posible manejar los propios horarios. Esto es muy útil para aquellas empresas que tienen colaboradores en distintas partes del mundo, por lo que necesariamente algunos trabajarán mientras otros están descansando. De todas formas, lo fundamental es estar disponible ante emergencias y posibles problemas que requieran solución inmediata.

Pero no todo es beneficio para el equipo, sino también para las organizaciones. Las razones son principalmente dos: los gastos fijos disminuyen un promedio de 30%, mientras que los equipos aumentan su productividad entre un 10% y un 20%.

Creando el espacio y las condiciones de trabajo

Mientras para algunas personas el home office puede darse de manera muy natural, para otras puede ser un tanto difícil en sus inicios. Desde encontrar un lugar para poner el escritorio en la casa hasta necesitar interacción de vez en cuando, existen muchísimas técnicas y recomendaciones para que esta modalidad de trabajo sea un agrado.

En primer lugar, es clave definir un sitio para instalarse. Éste debe ser acogedor, luminoso, cómodo, ordenado y, por qué no, también puede tener el sello personal de cada uno. Sin embargo, a muchas personas también les funciona el ir cambiando de espacios para renovar las ideas, utilizando de vez en cuando el living, el comedor y la terraza, por ejemplo.

Luego, hay que definir un horario y respetarlo para evitar distracciones, sobre todo dejando los quehaceres del hogar para otro momento. Eso sí, es fundamental tomar pausas de vez en cuando utilizando, por ejemplo, la Técnica Pomodoro. Ésta consiste en establecer tareas que se deben realizar intensivamente durante 25 minutos, para luego descansar cinco minutos. Cada cuatro intervalos el tiempo libre puede ser un poco mayor.

Otro tema importante es la falta de interacción, que puede llegar a ser un problema para muchas personas, por lo que de vez en cuando es conveniente ir a trabajar con más gente. Una buena solución para ello son los coworks y también las cafeterías, pero mucho más económico es organizarse con compañeros de equipo y reunirse en la casa de alguno de ellos. Finalmente, es clave salir de casa. Al terminar la jornada laboral se puede hacer deporte, ir al parque con la familia, hacer panoramas con los amigos o, simplemente, salir a caminar. Lo importante es crear el hábito de tomar un poco de aire, para así separar los conceptos de hogar y oficina, que suelen mezclarse con el teletrabajo.

Como ves, laborar a distancia es la manera en que las empresas funcionarán en el futuro inmediato. Frente a eso, muchos países ya están acomodando sus legislaciones a esta modalidad, pues también puede generar ventajas para ellos, principalmente medioambientales.

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